Geschäftsbrief-Vorlage Schweiz – ein Must-have für Ihr Business

Wozu eine Geschäftsbrief-Vorlage?

In der Schweiz stehen Unternehmen oft im schriftlichen Austausch mit Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitenden. Sie verschicken Offerten oder Auftragsbestätigungen, Quittungen, Mahnungen, Lohnabrechnungen oder tätigen Bestellungen bei Lieferanten. Muss jeder dieser Briefe jeweils von Neuem aufgesetzt und geschrieben werden, geht dafür eine Menge Zeit verloren. Am einfachsten und schnellsten sind diese Briefe mit einer Geschäftsbrief-Vorlage erstellt. Das spart Zeit, Geld und Nerven.

Brauchen auch kleine Schweizer Firmen Geschäftsbrief-Vorlagen?

Die Antwort ist ganz klar: Ja! Briefe sind nicht nur da, um blanke Informationen zu übermitteln – sie sind auch eine Visitenkarte für das Unternehmen. Das Couvert, das Briefpapier, die Gestaltung, das Logo und der Schreibstil tragen die Werte und das Image einer Firma nach aussen. Deshalb ist es besonders auch für kleine Firmen sinnvoll, auf professionelle Vorlagen zu setzen! Sich mit einer Standardlösung punkto Geschäftsbrief-Vorlage zufriedenzugeben, ist definitiv am falschen Ort gespart.

Wie ist eine Geschäftsbrief-Vorlage in der Schweiz aufgebaut?

Wie bereits oben erwähnt, gibt es verschiedene Arten von Geschäftsbriefen – von der einfachen Korrespondenz über die Offerte bis zum Mahnschreiben. Grundsätzlich lassen sich aber einige Elemente ausmachen, die in jeder Art von Geschäftsbriefvorlage enthalten sein müssen. Acht davon stellen wir Ihnen gerne näher vor:

1. Briefkopf
   Der Briefkopf ist das Erste, was Ihre Kunden zu Gesicht bekommen und sollte daher ansprechend gestaltet sein, zu Ihrem Unternehmen passen und alle Kontaktdaten enthalten. Ob er mittig, links- oder rechtsbündig steht, ist Ihnen dabei freigestellt – wichtig ist, dass er die Adresse Ihrer Firma sowie die Telefonnummer, E-Mail-Adresse und die Website enthält. Am besten ist es, wenn der Briefkopf aus Ihrem Logo besteht. So schaffen Sie Wiedererkennung und transportieren mit Farben, Formen und Schriftzug bereits eine Botschaft zu Ihrer Zielgruppe. Falls Sie noch kein professionell gestaltetes Logo für Ihre Firma besitzen, könnte Sie dieser Beitrag ebenfalls interessieren.
2. Empfängeradresse
   Damit Briefe dort ankommen, wo sie hingehören, ist die korrekte Adressierung ein Muss. Mit den folgenden Regeln wird sichergestellt, dass die automatisierten Briefverarbeitungsanlagen die Adresse richtig erkennen:

• Zwischen 3 und 6 Zeilen lang
• Keine Leerzeilen dazwischen
• Linksbündige Ausrichtung
• Schwarze Schrift
• Ideale Schriftgrösse ist 10 Pt. (mind. 9 Pt., max. 28 Pt.)
• Normale Schrift (keine Schnörkel- oder kursiv-Schrift
• Firmenname immer ausschreiben (Verwechslungsgefahr)
• Die richtige Postleitzahl ist besonders wichtig (Hier geht es zum PLZ-Verzeichnis)

Beispiel Geschäftsadresse
Muster GmbH
Musterstrasse 52
7250 Musterhausen

Beispiel Geschäftsadresse mit Kontaktperson
Muster GmbH
Herr M. Muster
Musterstrasse 52
7250 Musterhausen

Beispiel geschäftliche Postfachadresse
Muster GmbH
Postfach
7250 Musterhausen 2

Beispiele Privatadressen
Herr
Hans Muster
Musterstrasse 52
7250 Musterhausen

Hans Muster
Musterstrasse 52B
7250 Musterhausen

3. Korrekte Anrede in der Adresszeile
Doch wie spricht man in der Empfängeradresse die Person richtig an? Hat der Empfänger einen Doktortitel oder betrifft der Brief gleich zwei Personen, ist die richtige Anrede nicht immer einfach zu finden. Gebräuchliche Anreden sind beispielsweise:

Titelbezeichnungen

• • Dr. Herbert Muster
  • Herr Direktor Muster
  • Professorin Martina Muster

Nur Frau hat Titel:

• • Frau Dr. Esther Muster
    Herr Max Muster

Berufsbezeichnungen

• • Herr Rechtsanwalt
    Thomas Muster
  • Frau Direktorin
    Esther Muster

Ehepaare

• • Herr und Frau
    Stefan und Ruth Muster

Mehrere, unverheiratete Personen

• • Frau Andrea Huber
    Herr Max Muster

4. Referenzzeile und Datum
Je nachdem, was für eine Art von Geschäftsbrief-Vorlage Sie gerade verwenden, sind unterschiedliche Angaben in der Referenzzeile sinnvoll. Bei Kundenschreiben ist beispielsweise die Kundennummer wichtig, bei Rechnungen die Rechnungsnummer oder die Rechnungsperiode.
Was auf keinen Fall fehlen darf, ist das Datum, wann der Brief verfasst wurde. Gebräuchlich sind verschiedene Formen. Anschaulicher wird das Datum, wenn zusätzlich der Wochentag genannt wird. Auf die Angabe des Ortes wird heute oft verzichtet, da er auch dem Briefkopf entnommen werden kann.

Mittwoch, 3.11.2021 oder Mittwoch, 3. November 2021

Achtung, bei den Zahlen 1 bis 9 wird vorher grundsätzlich keine Null eingefügt (also nicht: 03.11.2021, 03. November 2021)! Die Null wird nur bei der Darstellung in Tabellen verwendet, damit die Zahlen übersichtlich untereinanderstehen.

5. Betreff
Der Betreff ist sozusagen der Titel des Briefes. Aus ihm geht hervor, um was es konkret geht – in wenigen Worten auf den Punkt gebracht. Apropos Punkt: Ein Schlusspunkt ist in der Betreffzeile nicht vorgesehen, ein Ausrufezeichen ist jedoch erlaubt.

6. Anrede
Nach dem Betreff folgt die Anrede. Aber wie förmlich soll eine Anrede sein? «Werte Frau Müller» ist definitiv zu altbacken – «Liebe Frau Müller» vielleicht zu intim. Man möchte Verbundenheit ausstrahlen und trotzdem nicht zu persönlich werden. Hier einige Tipps, welche Anreden heutzutage in Geschäftsbriefen gebräuchlich sind.

Ist die Person ein Bekannter, wird immer der richtige Name genannt, z.B.:
«Sehr geehrte Frau Meier» oder «Guten Tag Herr Müller» oder «Grüezi Frau Bammert»

Ist die Person ein vertrauter Bekannter, wird ebenfalls der richtige Name genannt, hier kann aber eine vertrautere Anrede benutzt werden, z.B.:
«Liebe Frau Huber» oder «Lieber Bruno» oder «Guten Tag liebe Frau Meier»

Kennt man den genauen Namen nicht, ist man mit «Sehr geehrte Damen und Herren» stets auf der sicheren Seite.

Manchmal kennt man zwar den Namen des Empfängers, weiss aber nicht, ob es sich dabei um eine Frau oder einen Mann handelt. In diesen Fällen schreibt man «Sehr geehrte Frau Müller oder Herr Müller».
Noch besser ist es natürlich, das Geschlecht herauszufinden, z.B. via Website des Unternehmens.

Der Doktortitel wird abgekürzt: «Sehr geehrter Herr Dr. Brand».

Im Gegensatz dazu wird «Professor» ausgeschrieben: «Sehr geehrte Frau Professorin Müller»

Ist jemand Doktor und Professor, wird «Doktor» weggelassen: «Sehr geehrte Frau Professorin Müller»Wichtig: In der Schweiz wird nach der Anrede kein Komma oder ein anderes Satzzeichen gesetzt.

7. Die Grussformel
Passend zur Anrede ist auch die Grussformel zu wählen – abhängig davon, wie man zum Empfänger in Beziehung steht.
Zu einem «Sehr geehrte …» passt beispielsweise ein «Freundliche Grüsse», zu einem «Lieber Bruno» ein «Herzliche Grüsse» oder «Liebe Grüsse aus dem sonnigen Entlebuch».

8. Unterschrift
Die handschriftliche Unterschrift des Absenders ist nicht immer gut lesbar. Deshalb empfiehlt sich, den Vor- und Nachnamen sowie die Funktionsbezeichnung unterhalb ebenfalls in die Geschäftsbrief-Vorlage zu integrieren. Wichtig ist, dass genügend Platz vorhanden ist, um die Unterschrift zu platzieren. Gewöhnlich reichen dafür etwa drei Leerzeilen.

Und das Wichtigste zum Schluss

Egal, für welche Art von Vorlage Sie sich entscheiden, ob Ihnen die Adresszeile links oder rechts besser gefällt oder welche Grussformel Sie verwenden – abgesehen von den formalen Richtlinien ist die fehlerfreie Schreibweise das A und O und ein Qualitätssiegel für einen seriösen Geschäftsauftritt. Lesen Sie deshalb alle Briefe am Schluss nochmals sorgfältig durch. Wenn Sie unsicher sind, ob Buchstaben, Kommas und Punkt am richtigen Ort stehen, hilft Ihnen das Korrektorat des Entlebucher Medienhauses gerne weiter.

Individuelle Geschäftsbrief-Vorlagen – ganz nach Ihrem Bedürfnis

Wir vom Entlebucher Medienhaus in Schüpfheim sind Ihnen gerne bei der Ausarbeitung und Gestaltung Ihrer Geschäftsbrief-Vorlagen behilflich. Unsere Experten in den Bereichen Text, Kreation und Design sowie Druck wissen, vorauf es bei Geschäftsbriefen in der Schweiz ankommt und entwerfen für Sie genau die Vorlagen, die Sie brauchen – professionell und persönlich. Mit unserem Korrektoratsservice sind Sie zudem auch in puncto Rechtschreibung und Grammatik auf der sicheren Seite.

Ihre Vorteile mit professionellen Geschäftsbrief-Vorlagen für die Schweiz

Wenn Sie Ihre Geschäftsbrief-Vorlagen vom Entlebucher Medienhaus herstellen lassen, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:

• Persönliche Beratung
• Experten-Know-how in Texterstellung, Gestaltung und Design, Druck und Korrektorat – alles aus einer Hand
• Professionelles und wirkungsvolles Erscheinungsbild
• Gestalterische Abstimmung auf restliche Geschäftsdrucksachen
• Passende Couverts
• Konkreter Ansprechpartner
• Vorlagen können bei Änderungen oder Redesign jederzeit angepasst werden und sind sofort wieder einsatzbereit

Haben Sie weitere Fragen oder Interesse an unseren Dienstleistungen? Dann freuen wir uns auf Ihren Anruf unter 041 485 85 85 oder Ihre E-Mail an info@entlebucher-medienhaus.ch.