Geschäfts­brief-Vor­la­ge Schweiz – ein Must-have für Ihr Busi­ness

Möchten Sie sich das Geschäftsleben etwas vereinfachen und sind auf der Suche nach einer praktischen Vorlage für Ihre Geschäftsbriefe? Dann lohnt es sich, weiterzulesen. Hier erfahren Sie unter anderem, wie eine Geschäftsbrief-Vorlage in der Schweiz aufgebaut ist, welche wichtigen Elemente nicht fehlen dürfen und was es sonst noch zu beachten gibt.
Geschäftsbrief-Vorlage Schweiz – ein Must-have für Ihr Business

Wozu eine Geschäfts­brief-Vor­la­ge?

In der Schweiz ste­hen Unter­neh­men oft im schrift­li­chen Aus­tausch mit Kun­den, Lie­fe­ran­ten oder Mit­ar­bei­ten­den. Sie ver­schi­cken Offer­ten oder Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Quit­tun­gen, Mah­nun­gen, Lohn­ab­rech­nun­gen oder täti­gen Bestel­lun­gen bei Lie­fe­ran­ten. Muss jeder die­ser Brie­fe jeweils von Neu­em auf­ge­setzt und geschrie­ben wer­den, geht dafür eine Men­ge Zeit ver­lo­ren. Am ein­fachs­ten und schnells­ten sind die­se Brie­fe mit einer Geschäfts­brief-Vor­la­ge erstellt. Das spart Zeit, Geld und Ner­ven.

Brau­chen auch klei­ne Schwei­zer Fir­men Geschäfts­brief-Vor­la­gen?

Die Ant­wort ist ganz klar: Ja! Brie­fe sind nicht nur da, um blan­ke Infor­ma­tio­nen zu über­mit­teln – sie sind auch eine Visi­ten­kar­te für das Unter­neh­men. Das Cou­vert, das Brief­pa­pier, die Gestal­tung, das Logo und der Schreib­stil tra­gen die Wer­te und das Image einer Fir­ma nach aus­sen. Des­halb ist es beson­ders auch für klei­ne Fir­men sinn­voll, auf pro­fes­sio­nel­le Vor­la­gen zu set­zen! Sich mit einer Stan­dard­lö­sung punk­to Geschäfts­brief-Vor­la­ge zufrie­den­zu­ge­ben, ist defi­ni­tiv am fal­schen Ort gespart.

Wie ist eine Geschäfts­brief-Vor­la­ge in der Schweiz auf­ge­baut?

Wie bereits oben erwähnt, gibt es ver­schie­de­ne Arten von Geschäfts­brie­fen – von der ein­fa­chen Kor­re­spon­denz über die Offer­te bis zum Mahn­schrei­ben. Grund­sätz­lich las­sen sich aber eini­ge Ele­men­te aus­ma­chen, die in jeder Art von Geschäfts­brief­vor­la­ge ent­hal­ten sein müs­sen. Acht davon stel­len wir Ihnen ger­ne näher vor:

  1. Brief­kopf
    Der Brief­kopf ist das Ers­te, was Ihre Kun­den zu Gesicht bekom­men und soll­te daher anspre­chend gestal­tet sein, zu Ihrem Unter­neh­men pas­sen und alle Kon­takt­da­ten ent­hal­ten. Ob er mit­tig, links- oder rechts­bün­dig steht, ist Ihnen dabei frei­ge­stellt – wich­tig ist, dass er die Adres­se Ihrer Fir­ma sowie die Tele­fon­num­mer, E‑Mail-Adres­se und die Web­site ent­hält. Am bes­ten ist es, wenn der Brief­kopf aus Ihrem Logo besteht. So schaf­fen Sie Wie­der­erken­nung und trans­por­tie­ren mit Far­ben, For­men und Schrift­zug bereits eine Bot­schaft zu Ihrer Ziel­grup­pe. Falls Sie noch kein pro­fes­sio­nell gestal­te­tes Logo für Ihre Fir­ma besit­zen, könn­te Sie die­ser Bei­trag eben­falls inter­es­sie­ren.
  2. Emp­fän­ger­adres­se
    Damit Brie­fe dort ankom­men, wo sie hin­ge­hö­ren, ist die kor­rek­te Adres­sie­rung ein Muss. Mit den fol­gen­den Regeln wird sicher­ge­stellt, dass die auto­ma­ti­sier­ten Brief­ver­ar­bei­tungs­an­la­gen die Adres­se rich­tig erken­nen:
  • Zwi­schen 3 und 6 Zei­len lang
  • Kei­ne Leer­zei­len dazwi­schen
  • Links­bün­di­ge Aus­rich­tung
  • Schwar­ze Schrift
  • Idea­le Schrift­grös­se ist 10 Pt. (mind. 9 Pt., max. 28 Pt.)
  • Nor­ma­le Schrift (kei­ne Schnör­kel- oder kur­siv-Schrift
  • Fir­men­na­me immer aus­schrei­ben (Ver­wechs­lungs­ge­fahr)
  • Die rich­ti­ge Post­leit­zahl ist beson­ders wich­tig (Hier geht es zum PLZ-Ver­zeich­nis)

Bei­spiel Geschäfts­adres­se
Mus­ter GmbH
Mus­ter­stras­se 52
7250 Mus­ter­hau­sen

Bei­spiel Geschäfts­adres­se mit Kon­takt­per­son
Mus­ter GmbH
Herr M. Mus­ter
Mus­ter­stras­se 52
7250 Mus­ter­hau­sen

Bei­spiel geschäft­li­che Post­fach­adres­se
Mus­ter GmbH
Post­fach
7250 Mus­ter­hau­sen 2

Bei­spie­le Pri­vat­adres­sen
Herr
Hans Mus­ter
Mus­ter­stras­se 52
7250 Mus­ter­hau­sen

Hans Mus­ter
Mus­ter­stras­se 52B
7250 Mus­ter­hau­sen

3. Kor­rek­te Anre­de in der Adress­zei­le
Doch wie spricht man in der Emp­fän­ger­adres­se die Per­son rich­tig an? Hat der Emp­fän­ger einen Dok­tor­ti­tel oder betrifft der Brief gleich zwei Per­so­nen, ist die rich­ti­ge Anre­de nicht immer ein­fach zu fin­den. Gebräuch­li­che Anre­den sind bei­spiels­wei­se:

Titel­be­zeich­nun­gen

    • Dr. Her­bert Mus­ter
    • Herr Direk­tor Mus­ter
    • Pro­fes­so­rin Mar­ti­na Mus­ter

Nur Frau hat Titel:

    • Frau Dr. Esther Mus­ter
      Herr Max Mus­ter

Berufs­be­zeich­nun­gen

    • Herr Rechts­an­walt
      Tho­mas Mus­ter
    • Frau Direk­to­rin
      Esther Mus­ter

Ehe­paa­re

    • Herr und Frau
      Ste­fan und Ruth Mus­ter

Meh­re­re, unver­hei­ra­te­te Per­so­nen

    • Frau Andrea Huber
      Herr Max Mus­ter

4. Refe­renz­zei­le und Datum
Je nach­dem, was für eine Art von Geschäfts­brief-Vor­la­ge Sie gera­de ver­wen­den, sind unter­schied­li­che Anga­ben in der Refe­renz­zei­le sinn­voll. Bei Kun­den­schrei­ben ist bei­spiels­wei­se die Kun­den­num­mer wich­tig, bei Rech­nun­gen die Rech­nungs­num­mer oder die Rech­nungs­pe­ri­ode.
Was auf kei­nen Fall feh­len darf, ist das Datum, wann der Brief ver­fasst wur­de. Gebräuch­lich sind ver­schie­de­ne For­men. Anschau­li­cher wird das Datum, wenn zusätz­lich der Wochen­tag genannt wird. Auf die Anga­be des Ortes wird heu­te oft ver­zich­tet, da er auch dem Brief­kopf ent­nom­men wer­den kann.

Mitt­woch, 3.11.2021 oder Mitt­woch, 3. Novem­ber 2021

Ach­tung, bei den Zah­len 1 bis 9 wird vor­her grund­sätz­lich kei­ne Null ein­ge­fügt (also nicht: 03.11.2021, 03. Novem­ber 2021)! Die Null wird nur bei der Dar­stel­lung in Tabel­len ver­wen­det, damit die Zah­len über­sicht­lich unter­ein­an­der­ste­hen.

5. Betreff
Der Betreff ist sozu­sa­gen der Titel des Brie­fes. Aus ihm geht her­vor, um was es kon­kret geht – in weni­gen Wor­ten auf den Punkt gebracht. Apro­pos Punkt: Ein Schluss­punkt ist in der Betreff­zei­le nicht vor­ge­se­hen, ein Aus­ru­fe­zei­chen ist jedoch erlaubt.

6. Anre­de
Nach dem Betreff folgt die Anre­de. Aber wie förm­lich soll eine Anre­de sein? «Wer­te Frau Mül­ler» ist defi­ni­tiv zu alt­ba­cken – «Lie­be Frau Mül­ler» viel­leicht zu intim. Man möch­te Ver­bun­den­heit aus­strah­len und trotz­dem nicht zu per­sön­lich wer­den. Hier eini­ge Tipps, wel­che Anre­den heut­zu­ta­ge in Geschäfts­brie­fen gebräuch­lich sind.

Ist die Per­son ein Bekann­ter, wird immer der rich­ti­ge Name genannt, z.B.:
«Sehr geehr­te Frau Mei­er» oder «Guten Tag Herr Mül­ler» oder «Grüezi Frau Bam­mert»

Ist die Per­son ein ver­trau­ter Bekann­ter, wird eben­falls der rich­ti­ge Name genannt, hier kann aber eine ver­trau­te­re Anre­de benutzt wer­den, z.B.:
«Lie­be Frau Huber» oder «Lie­ber Bru­no» oder «Guten Tag lie­be Frau Mei­er»

Kennt man den genau­en Namen nicht, ist man mit «Sehr geehr­te Damen und Her­ren» stets auf der siche­ren Sei­te.

Manch­mal kennt man zwar den Namen des Emp­fän­gers, weiss aber nicht, ob es sich dabei um eine Frau oder einen Mann han­delt. In die­sen Fäl­len schreibt man «Sehr geehr­te Frau Mül­ler oder Herr Mül­ler».
Noch bes­ser ist es natür­lich, das Geschlecht her­aus­zu­fin­den, z.B. via Web­site des Unter­neh­mens.

Der Dok­tor­ti­tel wird abge­kürzt: «Sehr geehr­ter Herr Dr. Brand».

Im Gegen­satz dazu wird «Pro­fes­sor» aus­ge­schrie­ben: «Sehr geehr­te Frau Pro­fes­so­rin Mül­ler»

Ist jemand Dok­tor und Pro­fes­sor, wird «Dok­tor» weg­ge­las­sen: «Sehr geehr­te Frau Pro­fes­so­rin Mül­ler»Wich­tig: In der Schweiz wird nach der Anre­de kein Kom­ma oder ein ande­res Satz­zei­chen gesetzt.

7. Die Gruss­for­mel
Pas­send zur Anre­de ist auch die Gruss­for­mel zu wäh­len – abhän­gig davon, wie man zum Emp­fän­ger in Bezie­hung steht.
Zu einem «Sehr geehr­te …» passt bei­spiels­wei­se ein «Freund­li­che Grüs­se», zu einem «Lie­ber Bru­no» ein «Herz­li­che Grüs­se» oder «Lie­be Grüs­se aus dem son­ni­gen Ent­le­buch».

8. Unter­schrift
Die hand­schrift­li­che Unter­schrift des Absen­ders ist nicht immer gut les­bar. Des­halb emp­fiehlt sich, den Vor- und Nach­na­men sowie die Funk­ti­ons­be­zeich­nung unter­halb eben­falls in die Geschäfts­brief-Vor­la­ge zu inte­grie­ren. Wich­tig ist, dass genü­gend Platz vor­han­den ist, um die Unter­schrift zu plat­zie­ren. Gewöhn­lich rei­chen dafür etwa drei Leer­zei­len.

Und das Wich­tigs­te zum Schluss

Egal, für wel­che Art von Vor­la­ge Sie sich ent­schei­den, ob Ihnen die Adress­zei­le links oder rechts bes­ser gefällt oder wel­che Gruss­for­mel Sie ver­wen­den – abge­se­hen von den for­ma­len Richt­li­ni­en ist die feh­ler­freie Schreib­wei­se das A und O und ein Qua­li­täts­sie­gel für einen seriö­sen Geschäfts­auf­tritt. Lesen Sie des­halb alle Brie­fe am Schluss noch­mals sorg­fäl­tig durch. Wenn Sie unsi­cher sind, ob Buch­sta­ben, Kom­mas und Punkt am rich­ti­gen Ort ste­hen, hilft Ihnen das Kor­rek­to­rat des Ent­le­bu­cher Medi­en­hau­ses ger­ne wei­ter.

Indi­vi­du­el­le Geschäfts­brief-Vor­la­gen – ganz nach Ihrem Bedürf­nis

Wir vom Ent­le­bu­cher Medi­en­haus in Schüpf­heim sind Ihnen ger­ne bei der Aus­ar­bei­tung und Gestal­tung Ihrer Geschäfts­brief-Vor­la­gen behilf­lich. Unse­re Exper­ten in den Berei­chen Text, Krea­ti­on und Design sowie Druck wis­sen, vor­auf es bei Geschäfts­brie­fen in der Schweiz ankommt und ent­wer­fen für Sie genau die Vor­la­gen, die Sie brau­chen – pro­fes­sio­nell und per­sön­lich. Mit unse­rem Kor­rek­to­rats­ser­vice sind Sie zudem auch in punc­to Recht­schrei­bung und Gram­ma­tik auf der siche­ren Sei­te.

Ihre Vor­tei­le mit pro­fes­sio­nel­len Geschäfts­brief-Vor­la­gen für die Schweiz

Wenn Sie Ihre Geschäfts­brief-Vor­la­gen vom Ent­le­bu­cher Medi­en­haus her­stel­len las­sen, pro­fi­tie­ren Sie von zahl­rei­chen Vor­tei­len:

  • Per­sön­li­che Bera­tung
  • Exper­ten-Know-how in Tex­terstel­lung, Gestal­tung und Design, Druck und Kor­rek­to­rat – alles aus einer Hand
  • Pro­fes­sio­nel­les und wir­kungs­vol­les Erschei­nungs­bild
  • Gestal­te­ri­sche Abstim­mung auf rest­li­che Geschäfts­druck­sa­chen
  • Pas­sen­de Cou­verts
  • Kon­kre­ter Ansprech­part­ner
  • Vor­la­gen kön­nen bei Ände­run­gen oder Rede­sign jeder­zeit ange­passt wer­den und sind sofort wie­der ein­satz­be­reit

Haben Sie wei­te­re Fra­gen oder Inter­es­se an unse­ren Dienst­leis­tun­gen? Dann freu­en wir uns auf Ihren Anruf unter 041 485 85 85 oder Ihre E‑Mail an info@entlebucher-medienhaus.ch.

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