Geschäfts­brief-Vor­la­ge Schweiz – ein Must-have für Ihr Busi­ness

Wozu eine Geschäfts­brief-Vor­la­ge?

In der Schweiz ste­hen Unter­neh­men oft im schrift­li­chen Aus­tausch mit Kun­den, Lie­fe­ran­ten oder Mit­ar­bei­ten­den. Sie ver­schi­cken Offer­ten oder Auf­trags­be­stä­ti­gun­gen, Quit­tun­gen, Mah­nun­gen, Lohn­ab­rech­nun­gen oder täti­gen Bestel­lun­gen bei Lie­fe­ran­ten. Muss jeder die­ser Brie­fe jeweils von Neu­em auf­ge­setzt und geschrie­ben wer­den, geht dafür eine Men­ge Zeit ver­lo­ren. Am ein­fachs­ten und schnells­ten sind die­se Brie­fe mit einer Geschäfts­brief-Vor­la­ge erstellt. Das spart Zeit, Geld und Ner­ven.

Brau­chen auch klei­ne Schwei­zer Fir­men Geschäfts­brief-Vor­la­gen?

Die Ant­wort ist ganz klar: Ja! Brie­fe sind nicht nur da, um blan­ke Infor­ma­tio­nen zu über­mit­teln – sie sind auch eine Visi­ten­kar­te für das Unter­neh­men. Das Cou­vert, das Brief­pa­pier, die Gestal­tung, das Logo und der Schreib­stil tra­gen die Wer­te und das Image einer Fir­ma nach aus­sen. Des­halb ist es beson­ders auch für klei­ne Fir­men sinn­voll, auf pro­fes­sio­nel­le Vor­la­gen zu set­zen! Sich mit einer Stan­dard­lö­sung punk­to Geschäfts­brief-Vor­la­ge zufrie­den­zu­ge­ben, ist defi­ni­tiv am fal­schen Ort gespart.

Wie ist eine Geschäfts­brief-Vor­la­ge in der Schweiz auf­ge­baut?

Wie bereits oben erwähnt, gibt es ver­schie­de­ne Arten von Geschäfts­brie­fen – von der ein­fa­chen Kor­re­spon­denz über die Offer­te bis zum Mahn­schrei­ben. Grund­sätz­lich las­sen sich aber eini­ge Ele­men­te aus­ma­chen, die in jeder Art von Geschäfts­brief­vor­la­ge ent­hal­ten sein müs­sen. Acht davon stel­len wir Ihnen ger­ne näher vor:

1. Brief­kopf
   Der Brief­kopf ist das Ers­te, was Ihre Kun­den zu Gesicht bekom­men und soll­te daher anspre­chend gestal­tet sein, zu Ihrem Unter­neh­men pas­sen und alle Kon­takt­da­ten ent­hal­ten. Ob er mit­tig, links- oder rechts­bün­dig steht, ist Ihnen dabei frei­ge­stellt – wich­tig ist, dass er die Adres­se Ihrer Fir­ma sowie die Tele­fon­num­mer, E‑Mail-Adres­se und die Web­site ent­hält. Am bes­ten ist es, wenn der Brief­kopf aus Ihrem Logo besteht. So schaf­fen Sie Wie­der­erken­nung und trans­por­tie­ren mit Far­ben, For­men und Schrift­zug bereits eine Bot­schaft zu Ihrer Ziel­grup­pe. Falls Sie noch kein pro­fes­sio­nell gestal­te­tes Logo für Ihre Fir­ma besit­zen, könn­te Sie die­ser Bei­trag eben­falls inter­es­sie­ren.
2. Emp­fän­ger­adres­se
   Damit Brie­fe dort ankom­men, wo sie hin­ge­hö­ren, ist die kor­rek­te Adres­sie­rung ein Muss. Mit den fol­gen­den Regeln wird sicher­ge­stellt, dass die auto­ma­ti­sier­ten Brief­ver­ar­bei­tungs­an­la­gen die Adres­se rich­tig erken­nen:

• Zwi­schen 3 und 6 Zei­len lang
• Kei­ne Leer­zei­len dazwi­schen
• Links­bün­di­ge Aus­rich­tung
• Schwar­ze Schrift
• Idea­le Schrift­grös­se ist 10 Pt. (mind. 9 Pt., max. 28 Pt.)
• Nor­ma­le Schrift (kei­ne Schnör­kel- oder kur­siv-Schrift
• Fir­men­na­me immer aus­schrei­ben (Ver­wechs­lungs­ge­fahr)
• Die rich­ti­ge Post­leit­zahl ist beson­ders wich­tig (Hier geht es zum PLZ-Ver­zeich­nis)

Bei­spiel Geschäfts­adres­se
Mus­ter GmbH
Mus­ter­stras­se 52
7250 Mus­ter­hau­sen

Bei­spiel Geschäfts­adres­se mit Kon­takt­per­son
Mus­ter GmbH
Herr M. Mus­ter
Mus­ter­stras­se 52
7250 Mus­ter­hau­sen

Bei­spiel geschäft­li­che Post­fach­adres­se
Mus­ter GmbH
Post­fach
7250 Mus­ter­hau­sen 2

Bei­spie­le Pri­vat­adres­sen
Herr
Hans Mus­ter
Mus­ter­stras­se 52
7250 Mus­ter­hau­sen

Hans Mus­ter
Mus­ter­stras­se 52B
7250 Mus­ter­hau­sen

3. Kor­rek­te Anre­de in der Adress­zei­le
Doch wie spricht man in der Emp­fän­ger­adres­se die Per­son rich­tig an? Hat der Emp­fän­ger einen Dok­tor­ti­tel oder betrifft der Brief gleich zwei Per­so­nen, ist die rich­ti­ge Anre­de nicht immer ein­fach zu fin­den. Gebräuch­li­che Anre­den sind bei­spiels­wei­se:

Titel­be­zeich­nun­gen

• • Dr. Her­bert Mus­ter
  • Herr Direk­tor Mus­ter
  • Pro­fes­so­rin Mar­ti­na Mus­ter

Nur Frau hat Titel:

• • Frau Dr. Esther Mus­ter
    Herr Max Mus­ter

Berufs­be­zeich­nun­gen

• • Herr Rechts­an­walt
    Tho­mas Mus­ter
  • Frau Direk­to­rin
    Esther Mus­ter

Ehe­paa­re

• • Herr und Frau
    Ste­fan und Ruth Mus­ter

Meh­re­re, unver­hei­ra­te­te Per­so­nen

• • Frau Andrea Huber
    Herr Max Mus­ter

4. Refe­renz­zei­le und Datum
Je nach­dem, was für eine Art von Geschäfts­brief-Vor­la­ge Sie gera­de ver­wen­den, sind unter­schied­li­che Anga­ben in der Refe­renz­zei­le sinn­voll. Bei Kun­den­schrei­ben ist bei­spiels­wei­se die Kun­den­num­mer wich­tig, bei Rech­nun­gen die Rech­nungs­num­mer oder die Rech­nungs­pe­ri­ode.
Was auf kei­nen Fall feh­len darf, ist das Datum, wann der Brief ver­fasst wur­de. Gebräuch­lich sind ver­schie­de­ne For­men. Anschau­li­cher wird das Datum, wenn zusätz­lich der Wochen­tag genannt wird. Auf die Anga­be des Ortes wird heu­te oft ver­zich­tet, da er auch dem Brief­kopf ent­nom­men wer­den kann.

Mitt­woch, 3.11.2021 oder Mitt­woch, 3. Novem­ber 2021

Ach­tung, bei den Zah­len 1 bis 9 wird vor­her grund­sätz­lich kei­ne Null ein­ge­fügt (also nicht: 03.11.2021, 03. Novem­ber 2021)! Die Null wird nur bei der Dar­stel­lung in Tabel­len ver­wen­det, damit die Zah­len über­sicht­lich unter­ein­an­der­ste­hen.

5. Betreff
Der Betreff ist sozu­sa­gen der Titel des Brie­fes. Aus ihm geht her­vor, um was es kon­kret geht – in weni­gen Wor­ten auf den Punkt gebracht. Apro­pos Punkt: Ein Schluss­punkt ist in der Betreff­zei­le nicht vor­ge­se­hen, ein Aus­ru­fe­zei­chen ist jedoch erlaubt.

6. Anre­de
Nach dem Betreff folgt die Anre­de. Aber wie förm­lich soll eine Anre­de sein? «Wer­te Frau Mül­ler» ist defi­ni­tiv zu alt­ba­cken – «Lie­be Frau Mül­ler» viel­leicht zu intim. Man möch­te Ver­bun­den­heit aus­strah­len und trotz­dem nicht zu per­sön­lich wer­den. Hier eini­ge Tipps, wel­che Anre­den heut­zu­ta­ge in Geschäfts­brie­fen gebräuch­lich sind.

Ist die Per­son ein Bekann­ter, wird immer der rich­ti­ge Name genannt, z.B.:
«Sehr geehr­te Frau Mei­er» oder «Guten Tag Herr Mül­ler» oder «Grüezi Frau Bam­mert»

Ist die Per­son ein ver­trau­ter Bekann­ter, wird eben­falls der rich­ti­ge Name genannt, hier kann aber eine ver­trau­te­re Anre­de benutzt wer­den, z.B.:
«Lie­be Frau Huber» oder «Lie­ber Bru­no» oder «Guten Tag lie­be Frau Mei­er»

Kennt man den genau­en Namen nicht, ist man mit «Sehr geehr­te Damen und Her­ren» stets auf der siche­ren Sei­te.

Manch­mal kennt man zwar den Namen des Emp­fän­gers, weiss aber nicht, ob es sich dabei um eine Frau oder einen Mann han­delt. In die­sen Fäl­len schreibt man «Sehr geehr­te Frau Mül­ler oder Herr Mül­ler».
Noch bes­ser ist es natür­lich, das Geschlecht her­aus­zu­fin­den, z.B. via Web­site des Unter­neh­mens.

Der Dok­tor­ti­tel wird abge­kürzt: «Sehr geehr­ter Herr Dr. Brand».

Im Gegen­satz dazu wird «Pro­fes­sor» aus­ge­schrie­ben: «Sehr geehr­te Frau Pro­fes­so­rin Mül­ler»

Ist jemand Dok­tor und Pro­fes­sor, wird «Dok­tor» weg­ge­las­sen: «Sehr geehr­te Frau Pro­fes­so­rin Mül­ler»Wich­tig: In der Schweiz wird nach der Anre­de kein Kom­ma oder ein ande­res Satz­zei­chen gesetzt.

7. Die Gruss­for­mel
Pas­send zur Anre­de ist auch die Gruss­for­mel zu wäh­len – abhän­gig davon, wie man zum Emp­fän­ger in Bezie­hung steht.
Zu einem «Sehr geehr­te …» passt bei­spiels­wei­se ein «Freund­li­che Grüs­se», zu einem «Lie­ber Bru­no» ein «Herz­li­che Grüs­se» oder «Lie­be Grüs­se aus dem son­ni­gen Ent­le­buch».

8. Unter­schrift
Die hand­schrift­li­che Unter­schrift des Absen­ders ist nicht immer gut les­bar. Des­halb emp­fiehlt sich, den Vor- und Nach­na­men sowie die Funk­ti­ons­be­zeich­nung unter­halb eben­falls in die Geschäfts­brief-Vor­la­ge zu inte­grie­ren. Wich­tig ist, dass genü­gend Platz vor­han­den ist, um die Unter­schrift zu plat­zie­ren. Gewöhn­lich rei­chen dafür etwa drei Leer­zei­len.

Und das Wich­tigs­te zum Schluss

Egal, für wel­che Art von Vor­la­ge Sie sich ent­schei­den, ob Ihnen die Adress­zei­le links oder rechts bes­ser gefällt oder wel­che Gruss­for­mel Sie ver­wen­den – abge­se­hen von den for­ma­len Richt­li­ni­en ist die feh­ler­freie Schreib­wei­se das A und O und ein Qua­li­täts­sie­gel für einen seriö­sen Geschäfts­auf­tritt. Lesen Sie des­halb alle Brie­fe am Schluss noch­mals sorg­fäl­tig durch. Wenn Sie unsi­cher sind, ob Buch­sta­ben, Kom­mas und Punkt am rich­ti­gen Ort ste­hen, hilft Ihnen das Kor­rek­to­rat des Ent­le­bu­cher Medi­en­hau­ses ger­ne wei­ter.

Indi­vi­du­el­le Geschäfts­brief-Vor­la­gen – ganz nach Ihrem Bedürf­nis

Wir vom Ent­le­bu­cher Medienhaus in Schüpf­heim sind Ihnen ger­ne bei der Aus­ar­bei­tung und Gestal­tung Ihrer Geschäfts­brief-Vor­la­gen behilf­lich. Unse­re Exper­ten in den Berei­chen Text, Krea­ti­on und Design sowie Druck wis­sen, vor­auf es bei Geschäfts­brie­fen in der Schweiz ankommt und ent­wer­fen für Sie genau die Vor­la­gen, die Sie brau­chen – pro­fes­sio­nell und per­sön­lich. Mit unse­rem Kor­rek­to­rats­ser­vice sind Sie zudem auch in punc­to Recht­schrei­bung und Gram­ma­tik auf der siche­ren Sei­te.

Ihre Vor­tei­le mit pro­fes­sio­nel­len Geschäfts­brief-Vor­la­gen für die Schweiz

Wenn Sie Ihre Geschäfts­brief-Vor­la­gen vom Ent­le­bu­cher Medienhaus her­stel­len las­sen, pro­fi­tie­ren Sie von zahl­rei­chen Vor­tei­len:

• Per­sön­li­che Bera­tung
• Exper­ten-Know-how in Tex­terstel­lung, Gestal­tung und Design, Druck und Kor­rek­to­rat – alles aus einer Hand
• Pro­fes­sio­nel­les und wir­kungs­vol­les Erschei­nungs­bild
• Gestal­te­ri­sche Abstim­mung auf rest­li­che Geschäfts­druck­sa­chen
• Pas­sen­de Cou­verts
• Kon­kre­ter Ansprech­part­ner
• Vor­la­gen kön­nen bei Ände­run­gen oder Rede­sign jeder­zeit ange­passt wer­den und sind sofort wie­der ein­satz­be­reit

Haben Sie wei­te­re Fra­gen oder Inter­es­se an unse­ren Dienst­leis­tun­gen? Dann freu­en wir uns auf Ihren Anruf unter 041 485 85 85 oder Ihre E‑Mail an info@entlebucher-medienhaus.ch.